​云南省民族商会印章、文件管理制度

（于2024年12月21日第三届理事会第三次全体会议审议后通过）

第一条 为规范本商会印章、文件管理， 依据法律法规政策和《云南省民族商会章程》制定本制度。  

第二条 秘书长是本商会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，其他内设机构依照本管理制度履行职责。  

第三条 秘书处行文使用两个文号，即“云××社字”和“云××社秘字”。“云××社字”适用于以商会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖商会印章。“云××社秘字”是以秘书处的名义发出的文件，主要是内设机构具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。  

第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报理事长（会长）或秘书长审批签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。  

第五条 以“云××社字”发出的各类文件须经本商会理事长（会长）签发，以“云××社秘字”发出的各类文件须经本商会秘书长签发。  

第六条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。  

第七条 各类文件行文需使用《云南省民族商会行文呈批表》。  

第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。  

第九条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《云南省民族商会文件传阅处理表》，报商会领导阅批。  

第十条 每年商会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。  

第十一条 商会的印章和财务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。  

第十二条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。  

第十三条 “云南省民族商会”、“云南省民族商会秘书处”印章使用的审批权限由理事会研究确定。  

第十四条 商会财务专用章由本商会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。  

第十五条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本商会办公场所。  

第十六条 本商会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经商会负责人批准后开具，并留底备查。  

第十七条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。